tugas kesekretarisan_skenario penerimaan telepon dan tamu

Form Kartu Penerimaan Telepon

SKENARIO PENERIMAAN TELEPON

Pada hari Rabu, tanggal 2 November 2011, pukul 09.15 WIB, Ibu Dita, direktur PT. Sejahtera menelepon PT. Unggul untuk memberitahukan bahwa beliau tidak dapat mengikuti rapat pada hari Sabtu, dikarenakan ada tugas dinas ke luar kota dan tidak dapat diwakilkan. Berikut percakapannya melalui telepon.

Sekretaris    : Selamat Pagi! dengan PT. Unggul ada yang bisa saya bantu?

Ibu Dita       : Selamat Pagi! Saya Ibu Dita direktur PT. Sejahtera. 

                     Bisa saya berbicara dengan Bapak Dika, Direktur PT Unggul ?

Sekretaris    : Mohon maaf, bapak Dika sedang ada rapat. Ada pesan yang dapat saya sampaikan?

Ibu Dita       : Iya, tolong sampaikan pesan ke bapak Dika kalau saya tidak dapat menghadiri rapat Sabtu

                     besok karena ada tugas dinas ke Jakarta penting dan tidak dapat diwakilkan.

                   Saya sudah mengadakan janji dengan bapak Dika. Tolong sampaikan maaf saya ke Bapak Dika!

Sekretaris   : Iya, Bu Dita! Akan saya sampaikan pesan ibu ke bapak Dika.

Ibu Dita      : Terima kasih. Selamat Pagi!

Selretaris    : Selamat Pagi!

(sekretaris mengisi form Kartu Penerimaan Telepon)

Keterangan:

Sebagai sekretaris : Ana Miladiyah (098554064)

Sebagai Ibu Dita : Dita Oktavia Y. (098554046)

Form Penerimaan Tamu

SKENARIO PENERIMAAN TAMU

Tamu             : Selamat Pagi, Bu!

Sekretaris      : Selamat Pagi, Bapak! Ada yang bisa saya bantu?

Tamu             : Bisa saya bertemu dengan bapak Willy?

Sekretaris     : Maaf dengan bapak siapa?

Tamu            : Saya bapak Zulfin.

Sekretaris     : Apakah Bapak Zulfin sudah membuat janji dengan bapak Willy sebelumnya?

Tamu            : Sudah, Bu! Kemarin saya sudah membuat janji dengan beliau melalui telepon.

Sekretaris     : Maaf, Bapak! Bapak Willy sedang ada rapat. Apakah Bapak bersedia menunggu?

Tamu            : Iya, Bu! Saya tunggu kalau begitu.

Sekretaris     : Silahkan mengisi form tamu terlebih dahulu, Bapak!

(sambil memberikan form tamu)

Tamu            : (mengisi form tamu kemudian diserahkan kepada sekretaris)

Sekretaris    : Terima kasih, Bapak! Jika nanti sudah selesai bertemu dengan bapak Willy silahkan kembali

                      kesini untuk tanda tangan lagi. Silahkan menunggu di ruang tamu!

Tamu           : Iya terima kasih.

(10 menit kemudian bapak Willy sudah dapat ditemui)

Sekretaris    : Bapak Zulfin! Bapak Willy sudah dapat ditemui. Silahkan ke ruang Bapak Willy!

Tamu           : Terima kasih, Bu!

(30 menit kemudian, bapak Zulfin keluar dari ruangan bapak Willy)

Tamu         : Sudah selesai, Bu!

Sekretaris  : Iya, Bapak! Silahkan tanda tangan di sini!

                   (sambil menyerahkan form tamu)

                  Terima kasih, Bapak!

Tamu         : Sama-sama, Bu!

Keterangan:

Sebagai sekretaris : Asri Ismardini (098554005)

Sebagai tamu : Rohmatul Khusnah (098554101)